Política de tratamiento de protección de datos personales de los titulares

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, La empresa SM DIGITAL S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, contractuales, educativas, laborales o de eventos sociales, entre otras. De esta manera, La empresa SM DIGITAL S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre de todos y cada uno de sus titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales, educativas, laborales o de eventos sociales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a La empresa cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla, mediante los medios dispuesto para tal fin.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:

SM DIGITAL S.A.S sociedad constituida el 7 de abril de 2003 mediante documento privado y registrada actualmente en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, identificada con NIT 830.118.816-2 y domicilio principal en Medellín (en adelante “”), empresa privada presta servicios de mercadeo digital y todo lo que abarca, como envío de campañas a través de correo electrónico, desarrollo de sitios web, análisis de datos y métricas, entre otros.

Dirección: Carrera 42 # 14-11 piso 5 de Medellín Conmutador: (574) 4448566 Centro de Contacto: (574) 4448566 Correo electrónico: info@smdigital.com.co o protecciondedatos@smdigital.com.co Página Web www.smdigital.com.co

2. Finalidades cual serán sometidos los Datos Personales:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de cuyo titular sea una persona natural. Los datos personales que SM DIGITAL recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

• 2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de SM DIGITAL:Las bases de datos tratadas se harán en desarrollo de las actividades relacionadas con el mercadeo digital, entre las que se incluyen envío de información publicitaria, campañas de correo electrónico, mensajes de texto, mención y/o mensaje directo en redes sociales dependiendo el caso.
• 2.2. En relación con el funcionamiento de SM DIGITAL
• 2.2.1. Proveedores y Contratistas de SM DIGITAL:Las bases de datos recolectadas de este tipo se realzarán para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que SM DIGITAL requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.
• 2.2.2. Clientes y contactos de SM DIGITAL:Las bases de datos recolectadas de este tipo se realzarán para los fines relacionados con el desarrollo o prestación de productos o servicios que SM DIGITAL requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.
• 2.2.3. Empleados, Exempleados, practicantes y otros:Las bases de datos recolectadas de este tipo se realzarán para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de los empleados contratados por SM DIGITAL y que requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.

3. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales:

El tratamiento de los datos personales de contactos, clientes, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, prestadores de servicios o de cualquier persona con la cual tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia de manejo y protección de bases de datos, para el desarrollo del objeto social de SM DIGITAL. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

• a) Realizar el envío de información relacionada con los productos, planes, bienes, servicios, y demás, actividades, noticias, contenidos de interés, ofrecidos por SM DIGITAL.
• b) Desarrollar el objeto social de SM DIGITAL conforme a sus estatutos.
• c) Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para la personas jurídicas y sociedades de la clase de SM DIGITAL.
• d) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
• e) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
• f) Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de SM DIGITAL.
• g) Desarrollar nuevos proyectos, ofrecer nuevos productos y servicios conforme a sus estatutos y demás lineamientos de la empresa.
• h) Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional
• i) Cumplir todos sus compromisos contractuales.

4. Derechos de los Titulares:

• 4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SM DIGITAL como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• 4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SM DIGITAL como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• 4.3. Ser informado por SM DIGITAL como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.
• 4.4. Presentar ante SM DIGITAL quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• 4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• 4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Datos Sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por SM DIGITAL, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
Para el caso de datos personales sensibles, SM DIGITAL podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

• a) El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• a) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• b) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• c) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

6. Datos de Menores de Edad:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

7. Autorización del Titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

8. Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• 8.1. Datos de naturaleza pública.
• 8.2. Casos de urgencia médica o sanitaria.
• 8.3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• 8.4. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación: En la sede de SM DIGITAL: Carrera 42 # 14 -11 piso 5 de Medellín Horario de atención: De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 a 12:30 y de 14:00 a 18:00) Conmutador: (574) 4448566 Centro de Contacto: (574) 4448566 Correo electrónico: info@smdigital.com.co o protecciondedatos@smdigital.com.co Página Web www.smdigital.com.co Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de SM DIGITAL, responsable del Tratamiento.

10. Procedimiento para ejercer los Derechos:

• 10.1. Consultas: se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
  Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• 10.2. Reclamos: los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SM DIGITAL, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
  • 10.2.1. Nombre e identificación del Titular
  • 10.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
  • 10.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
  • 10.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

  En caso de que SM DIGITAL no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  Si el reclamo resulta incompleto, SM DIGITAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

  Una vez recibido el reclamo completo, SM DIGITAL incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, SM DIGITAL informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• 10.3. Petición de actualización y/o rectificación:Rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico info@smdigital.com.co, protecciondedatos@smdigital.com.co o en medio físico dirigido a la dirección general, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. SM DIGITAL podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
• 10.4. Petición de supresión de datosEl titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
  • 10.4.1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • 10.4.2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • 10.4.3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
  • 10.4.4. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SM DIGITAL. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
    • • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    • • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    • • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

11. Seguridad de la información y medidas de seguridad

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, SM DIGITAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal

En cumplimiento del objeto social y estatutos de SM DIGITAL, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con , ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con SM DIGITAL. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe SM DIGITAL, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

SM DIGITAL, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

13. Registro nacional de base de datos

SM DIGITAL, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional.

SM DIGITAL, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

14. Responsable y encargado del tratamiento de datos personales

SM DIGITAL será la responsable del tratamiento de los datos personales. Y dependiendo de la base de datos se encargará un departamento específico para ser el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de SM DIGITAL.

15. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de SM DIGITAL

La presente política rige a partir del 1 de febrero de 2016, La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

ANDRES FELIPE SIERRA VASQUEZ
Representante Legal SM DIGITAL