SM DIGITAL S.A.S., sociedad comercial dedicada a la prestación de servicios de marketing digital, publicidad y comunicación, identificada con NIT 830.118.816-2, con domicilio en Medellín-Colombia, ubicada en la dirección Carrera 42 # 14 – 11 piso quinto correo electrónico protecciondedatos@smdigital.com.co, teléfono (604) 444 85 66, en adelante SM DIGITAL, actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, en tanto decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales que recolecta en desarrollo de su actividad empresarial.
Para efectos del ejercicio de los derechos de los titulares, así como para la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, SM DIGITAL ha dispuesto el siguiente canal de contacto: protecciondedatos@smdigital.com.co
Sin perjuicio de lo anterior, cuando SM DIGITAL trate datos personales por cuenta de sus clientes, proveedores, aliados, terceros o colaboradores, actuará como Encargado del Tratamiento, limitando el uso de la información exclusivamente al objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, y conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable correspondiente.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se elabora y aplica en cumplimiento de la normativa vigente en la República de Colombia en materia de protección de datos personales, y en particular de las disposiciones que regulan el tratamiento de información personal en el desarrollo de actividades comerciales y contractuales propias de la industria del marketing digital.
En especial, esta Política se rige por lo dispuesto en:
El cumplimiento de estas disposiciones se realiza de manera proporcional y razonable, atendiendo a la naturaleza de los datos tratados, al rol que asume SM DIGITAL como Responsable o Encargado del Tratamiento según el caso, y al estado de desarrollo de sus procesos internos, sin perjuicio de la obligación permanente de fortalecer sus medidas de cumplimiento.
Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de SM DIGITAL, ya sea en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, en el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales, administrativas y operativas propias de la industria del marketing digital.
Esta Política será aplicable a los datos personales tratados de manera manual o automatizada, a través de medios físicos o digitales, incluyendo aquellos gestionados mediante plataformas tecnológicas, herramientas de marketing, sistemas de información y demás recursos utilizados para la ejecución de los servicios contratados.
Asimismo, la presente Política es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que, en el marco de una relación contractual o funcional con SM DIGITAL, tengan acceso a datos personales, quienes deberán tratar dicha información únicamente dentro del alcance y objeto del contrato o relación que dio origen al tratamiento, conforme a la normativa vigente y a las instrucciones impartidas.
En el desarrollo de su actividad empresarial como agencia de marketing digital, publicidad y comunicación, SM DIGITAL podrá actuar, según el caso, como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
5.1. SM DIGITAL como RESPONSABLE del Tratamiento
SM DIGITAL actuará como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecte y trate en desarrollo de sus propias relaciones comerciales, contractuales y laborales, incluyendo, entre otros, los datos de:
En estos casos, SM DIGITAL define las finalidades y medios del tratamiento, y asume las obligaciones previstas en la normativa colombiana en materia de protección de datos personales.
5.2. SM DIGITAL como ENCARGADO del Tratamiento
SM DIGITAL actuará como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales que le sean entregados o a los que tenga acceso por cuenta de sus clientes, proveedores, aliados o terceros, para la ejecución de campañas, estrategias o servicios de marketing digital, publicidad o comunicación.
En estos eventos, SM DIGITAL:
El tratamiento de datos personales realizado por SM DIGITAL se regirá por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se aplicarán de manera razonable y proporcional, atendiendo a la naturaleza de la información tratada, al rol que asume SM DIGITAL como Responsable o Encargado del Tratamiento, y al estado de desarrollo de sus procesos internos.
En particular, se aplicarán los siguientes principios:
En el desarrollo de sus actividades como agencia de marketing digital, publicidad y comunicación, SM DIGITAL podrá tratar las siguientes categorías de datos personales, de acuerdo con la normativa colombiana vigente y con las finalidades previamente informadas a los titulares:
SM DIGITAL no trata datos sensibles ni datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en los casos excepcionales expresamente permitidos por la ley y siempre que se cumplan de manera estricta los requisitos legales aplicables.
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento, el tipo de datos personales tratados corresponderá a aquellos definidos por el Responsable del Tratamiento, y su uso se limitará exclusivamente al objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, conforme a las instrucciones impartidas.
Los datos personales tratados por SM DIGITAL, en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, según corresponda, serán utilizados única y exclusivamente para las finalidades legítimas, específicas y previamente informadas, relacionadas de manera directa con el desarrollo de su actividad como agencia de marketing digital, publicidad y comunicación, y conforme a la normativa colombiana vigente.
8.1. Finalidades cuando SM DIGITAL actúa como RESPONSABLE del Tratamiento
En su calidad de Responsable del Tratamiento, SM DIGITAL tratará datos personales para las siguientes finalidades:
Gestionar y ejecutar contratos de prestación de servicios de marketing digital, publicidad, comunicación y servicios relacionados.
8.2. Finalidades cuando SM DIGITAL actúa como ENCARGADO del Tratamiento
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de sus clientes, proveedores, aliados o terceros, los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
En estos casos, SM DIGITAL no utilizará los datos personales para finalidades propias, adicionales o incompatibles, y su tratamiento se limitará estrictamente al objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al acceso a la información.
El tratamiento de datos personales por parte de SM DIGITAL se realizará previa autorización libre, expresa e informada del Titular, la cual podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o digitales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
La autorización podrá constar, entre otros, en documentos físicos, formularios electrónicos, mensajes de datos, contratos, correos electrónicos, plataformas digitales o cualquier otro medio que permita su consulta posterior y verificación.
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento, la autorización del titular será obtenida por el Responsable del Tratamiento, y SM DIGITAL tratará los datos personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas y dentro del objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, sin requerir una autorización adicional.
La autorización otorgada por el titular podrá ser revocada en cualquier momento o el titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación, de conformidad con la normativa vigente.
No será necesaria la autorización del titular en los casos expresamente previstos por la ley, incluyendo, entre otros, el tratamiento de datos de naturaleza pública, los casos de urgencia médica o sanitaria, el ejercicio de funciones legales o judiciales, y aquellos demás eventos contemplados en la Ley 1581 de 2012.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por SM DIGITAL tienen los siguientes derechos:
El ejercicio de estos derechos se realizará conforme a los procedimientos y plazos establecidos en la normativa vigente y en la presente Política, sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales que puedan limitar la supresión de la información.
SM DIGITAL ha designado como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales al Área Jurídica, o quien haga sus veces, ante la cual los Titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada, en los términos previstos en la Ley 1581 de 2012.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer sus derechos de consulta y reclamo respecto del tratamiento de sus datos personales a través del siguiente canal de atención dispuesto por SM DIGITAL: protecciondedatos@smdigital.com.co
11.1. Consultas
Las consultas relacionadas con la información personal del titular podrán presentarse en cualquier momento.
SM DIGITAL atenderá dichas consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la cual será atendida, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales, conforme a la ley.
11.2. Reclamos
Los reclamos relacionados con la corrección, actualización, supresión de datos personales o la revocatoria de la autorización deberán contener, como mínimo, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de contacto y los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, SM DIGITAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual será atendido, la cual en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
11.3. Trámite cuando SM DIGITAL actúa como ENCARGADO del Tratamiento
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento, y reciba consultas o reclamos relacionados con datos personales cuya titularidad y responsabilidad correspondan a un tercero, dará traslado de la solicitud al Responsable del Tratamiento correspondiente, conforme a las instrucciones contractuales y a la normativa vigente, e informará al titular sobre dicho traslado.
SM DIGITAL adopta medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para la protección de los datos personales bajo su tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, atendiendo a la naturaleza de la información tratada, al contexto de su actividad como agencia de marketing digital, y al rol que asume como Responsable o Encargado del Tratamiento, según corresponda.
Dichas medidas tienen como finalidad prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, uso indebido o divulgación de los datos personales y se aplican de manera proporcional y coherente con el estado de desarrollo de los procesos internos de SM DIGITAL, los cuales se encuentran en un proceso de fortalecimiento y formalización progresiva.
El acceso a los datos personales se encuentra limitado al personal, colaboradores, proveedores y terceros que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones o para la ejecución del objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, quienes están sujetos a deberes de confidencialidad y a las obligaciones previstas en la normativa vigente.
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento, adoptará medidas razonables para la protección de la información conforme a las instrucciones impartidas por el Responsable del Tratamiento y a los acuerdos contractuales suscritos, sin utilizar los datos personales para finalidades propias o distintas a las autorizadas.
Para el desarrollo de sus actividades como agencia de marketing digital, publicidad y comunicación, SM DIGITAL podrá realizar transmisión y/o transferencia de datos personales, tanto a nivel nacional como internacional, en los términos previstos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
13.1. Transmisión de datos personales
SM DIGITAL podrá transmitir datos personales a proveedores, aliados estratégicos, contratistas y terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, cuando dicha transmisión sea necesaria para la ejecución de los servicios contratados o para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
En estos casos, la transmisión de datos se realizará exclusivamente para el cumplimiento del objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, y estará soportada en acuerdos contractuales que establezcan las obligaciones del Encargado del Tratamiento en materia de protección de datos personales, conforme a la normativa vigente.
13.2. Transferencia de datos personales
SM DIGITAL podrá realizar transferencia de datos personales a terceros que actúen como Responsables del Tratamiento, cuando dicha transferencia resulte necesaria para el desarrollo de relaciones comerciales, contractuales o para la prestación de los servicios propios de la industria del marketing digital, siempre que se cuente con la autorización del titular o que la transferencia se encuentre amparada por alguna de las excepciones legales.
Cuando la transferencia de datos personales se realice a terceros ubicados fuera del territorio de la República de Colombia, SM DIGITAL dará cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, incluyendo lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de las transmisiones internacionales realizadas bajo la figura de Encargado del Tratamiento.
13.3. Limitación del uso de la información
En todos los casos de transmisión o transferencia de datos personales, SM DIGITAL garantiza que la información será tratada únicamente para las finalidades autorizadas y dentro del alcance y objeto del contrato o relación jurídica correspondiente, y no será utilizada para fines propios, adicionales o incompatibles.
SM DIGITAL adoptará medidas razonables para la identificación, gestión y mitigación de incidentes de seguridad que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo su tratamiento, atendiendo a la naturaleza de la información, al contexto de su actividad como agencia de marketing digital, y al estado de desarrollo de sus procesos internos.
Cuando SM DIGITAL actúe como Responsable del Tratamiento, y tenga conocimiento de un incidente de seguridad que afecte datos personales, adoptará las acciones razonables para su gestión y realizará las notificaciones que resulten exigibles ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a la normativa vigente.
Cuando SM DIGITAL actúe como Encargado del Tratamiento, informará oportunamente al Responsable del Tratamiento correspondiente sobre el incidente de seguridad, y adoptará las medidas razonables que se encuentren dentro de su ámbito de actuación, conforme a las instrucciones impartidas y a los acuerdos contractuales suscritos.
En todos los casos, la gestión de incidentes se realizará sin exceder el alcance y objeto del contrato o relación jurídica que dio origen al tratamiento, y sin que ello implique la adopción de estándares técnicos o compromisos no implementados por SM DIGITAL.
Las bases de datos en las cuales SM DIGITAL actúa como Responsable del Tratamiento tendrán una vigencia igual al tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables y regulatorias aplicables, o mientras subsista la relación con el Titular del dato.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o extinguida la relación que dio origen a la recolección de los datos personales, estos serán suprimidos, anonimizados o conservados únicamente cuando exista un deber legal o contractual que así lo exija.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y será aplicable durante el tiempo en que SM DIGITAL realice el tratamiento de datos personales en desarrollo de su actividad como agencia de marketing digital, publicidad y comunicación.
SM DIGITAL podrá modificar esta Política en cualquier momento, como resultado de cambios normativos, ajustes en sus procesos internos o en el desarrollo de su actividad empresarial.
Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a los titulares a través de los medios habituales de comunicación utilizados por SM DIGITAL, sin perjuicio de la publicación de la versión actualizada en los canales correspondientes.
Las modificaciones introducidas no tendrán efectos retroactivos y no afectarán los derechos de los titulares reconocidos en la normativa vigente.